Klinikkens data — journaler, dokumenter, optagelser og sikkerhedskopier — opbevares på servere i Frankfurt, Tyskland (EU). Opbevaringen sker dermed inden for EU/EØS.
Enkelte funktioner sender data videre til underleverandører uden for EU/EØS, mens de udføres — det gælder tale-til-tekst og AI-genereret tekst, hvor leverandørerne er amerikanske. Det sker på EU-Kommissionens standardkontraktbestemmelser (SCC) og/eller EU-US Data Privacy Framework. Hvilke leverandører der er tale om, hvad de får, og hvor længe de må beholde det, står i databehandleraftalen.
1.1 Disse vilkår gælder mellem Din Admin ApS ("EpJai", "vi") og den klinik ("kunden", "I"), der opretter og bruger et EpJai-abonnement. Ved at oprette en klinik og gennemføre betaling accepterer kunden disse vilkår.
1.2 EpJai er AI-hjælpeværktøjer til klinikkens elektroniske patientjournal (bl.a. telefoni/AI-assistent, AI-notat, tolk, booking og intern kommunikation). AI udfører og foreslår, og klinikkens fagpersoner har det faglige og juridiske sidste ord. EpJai er ikke i sig selv et fuldt journalsystem og erstatter ikke klinikkens ansvar for journalføring og patientbehandling.
2.1 Abonnementet består af (a) et fast månedligt grundgebyr og (b) variable forbrugsafgifter for faktisk anvendelse af telefoni- og AI-tjenester. Alle beløb faktureres i danske kroner (DKK) og opkræves månedligt via kunden registrerede betalingskort/betalingsmetode.
2.2 Grundgebyret fremgår af den til enhver tid gældende prisliste og af klinikkens ordrebekræftelse. En eventuel aftalt rabat fremgår særskilt af fakturaen og gælder kun grundgebyret.
2.2.1 Kampagnerabat via rabatkode: En rabatkode giver en procentvis rabat på grundgebyret i den periode, koden er gyldig. Rabat gives udelukkende på det faste grundgebyr og aldrig på de variable forbrugsafgifter — den eneste undtagelse er en eventuel særskilt tildelt startkredit. En rabatkode kan ikke kombineres med andre rabatter og har ingen kontantværdi. Når rabatkoden udløber, bortfalder rabatten automatisk, og grundgebyret opkræves herefter til fuld pris. EpJai kan til enhver tid oprette, ændre og lukke rabatkoder.
2.2.2 Tillægsprodukter (EpJai Drev): Ud over grundgebyret kan kunden tilvælge særskilte tillægsprodukter. EpJai Drev — klinikkens fælles dokumentarkiv med søgning og adgang som netværksdrev — afregnes med et fast månedligt tillægsgebyr for hele klinikken, uafhængigt af antallet af brugere. Tillægget fremgår som en selvstændig linje på fakturaen. Lagerplads afregnes efter faktisk forbrug, jf. pkt. 2.3. En rabatkode, jf. pkt. 2.2.1, omfatter ikke tillægsprodukter.
2.2.3 Ophør af EpJai Drev: Opsiges tillægget, eller ophører det af anden grund, overgår drevet til skrivebeskyttet adgang i 30 dage regnet fra ophørsdatoen. I denne periode kan klinikken læse, søge i og downloade alt indhold — herunder hele mapper samlet — men ikke oprette, ændre eller slette. Der opkræves ikke tillægsgebyr i perioden. Efter de 30 dage lukkes adgangen til drevet. EpJai sletter ikke klinikkens dokumenter automatisk ved ophør; indholdet bevares, indtil klinikken og EpJai har aftalt udlevering eller sletning, jf. dog pkt. 6 om ophør af abonnementet som helhed. Genoptages tillægget inden for perioden, genetableres fuld adgang uændret, inkl. versionshistorik.
2.3 Forbrugsafgifterne er en viderefakturering af EpJai's faktiske omkostninger til underleverandører af telefoni (bl.a. teleoperatør) og AI-tjenester, tillagt et servicetillæg på 1 % af forbruget. Hver forbrugspost og servicetillægget specificeres særskilt på fakturaen, så prissætningen er fuldt gennemsigtig.
AI-forbrug afregnes efter faktisk anvendelse, ikke efter et fast skøn. Forbruget måles automatisk pr. klinik i de enheder, AI-tjenester afregnes i:
Antal forbrugte enheder registreres ved hvert AI-kald og fremgår af fakturaen. Stykprisen pr. enhed fremgår af den til enhver tid gældende prisliste og følger princippet i pkt. 2.3 (underleverandørens faktiske pris tillagt servicetillægget). Kunden accepterer, at forbruget opgøres på dette grundlag, og at prisen pr. enhed kan ændre sig, jf. pkt. 2.4 og 2.5.
Klinikkens data lagres på plads, der købes i blokke à 5 GB. Klinikken betaler for mindst én blok (5 GB) og for de yderligere blokke, forbruget kræver — pladsen udvides automatisk til næste blok, når en blok fyldes. Det aktuelle forbrug og prisen pr. blok fremgår af klinikkens økonomiside og af fakturaen. Prisen pr. blok fremgår af den gældende prisliste.
Dette afsnit handler om betaling — ikke om, hvor jeres data ligger. Se afsnittet "Hvor ligger jeres data?" øverst.
EpJai afregnes helt eller delvist over for sine underleverandører i udenlandsk valuta, primært amerikanske dollars (USD). Forbrugsafgifterne omregnes til danske kroner efter den vekselkurs, der anvendes på faktureringstidspunktet. Kunden accepterer, at prisen for et givent forbrug derfor kan variere fra måned til måned som følge af valutakursudsving, at sådanne udsving ikke udgør en prisændring fra EpJai's side, og at EpJai ikke er ansvarlig for tab som følge af valutakursudsving.
2.5 Grundgebyret og satsen for servicetillæg kan ændres med 30 dages varsel pr. e-mail til klinikkens registrerede kontakt. Ændringer i underleverandørers priser eller valutakurser slår igennem i forbrugsafgifterne løbende, jf. pkt. 2.3–2.4, uden særskilt varsel.
Forbrugsafgifterne (jf. pkt. 2.3) forudbetales via en forbrugssaldo knyttet til klinikken. Saldoen fyldes automatisk op ved træk på klinikkens registrerede betalingskort. Kunden vælger selv den saldogrænse, hvorunder en automatisk optankning udløses. Der findes ikke en manuel optankningsmodel; optankning sker automatisk.
Forbrug trækkes løbende fra saldoen. Kan en automatisk optankning ikke gennemføres (fx afvist kort), og er saldoen opbrugt, kan udvalgte forbrugstunge funktioner (bl.a. udgående AI-opkald og realtidstolkning) midlertidigt sættes på pause, indtil saldoen er fyldt op igen; grundlæggende funktioner opretholdes så vidt muligt.
Ved opsigelse eller sletning af klinikken tilbagebetales et eventuelt overskydende/indestående beløb på forbrugssaldoen automatisk til det registrerede betalingskort, og der udarbejdes en opgørelse (indbetalt − forbrug = tilbagebetalt).
2.7 Betaling opkræves automatisk. Ved manglende betaling kan adgangen til EpJai suspenderes efter rimeligt varsel.
3.1 EpJai behandler personoplysninger på vegne af klinikken som databehandler. Der indgås en selvstændig databehandleraftale (DPA), som beskriver formål, kategorier, underdatabehandlere, sikkerhed og sletning. Data opbevares i EU/EØS — konkret på servere i Frankfurt, Tyskland. Enkelte funktioner (tale-til-tekst og AI-genereret tekst) indebærer overførsel til underleverandører i USA på SCC og/eller EU-US Data Privacy Framework; det fremgår af DPA'en, hvilke det er, og hvad de modtager.
3.2 Klinikken er dataansvarlig for patientdata og indestår for at have fornødent behandlingsgrundlag. Nærmere om databeskyttelse fremgår af DPA'en og EpJai's dokumentation.
3.3.1 Klinikken er dataansvarlig for alt, der skabes i EpJai. Det følger af, at klinikken bestemmer formålet — det kræver ikke medarbejderens samtykke, og det kan ikke fraviges ved aftale.
3.3.2 Dit arbejde er klinikkens optegnelser. Journalnotater, dokumenter i klinikkens fælles drev, beskeder i fælles rum og stempeltider bliver, når du holder op — også med dit navn på. Et journalnotat skal kunne spores til den, der skrev det (journalføringsbekendtgørelsen, 10 års opbevaring), og stempeltider er grundlag for en udbetalt løn (bogføringsloven, 5 år). Retten til sletning omfatter derfor ikke dette materiale, jf. databeskyttelsesforordningen art. 17, stk. 3, litra b.
3.3.3 "Mine dokumenter" er din egen mappe — og den læses ikke. Hverken en administrator, klinikkens ejer eller EpJai har adgang til indholdet. Til gengæld er du selv ansvarlig for, hvad du lægger der: mappen er til dit arbejdsmateriale og må ikke bruges til private arkiver, mediesamlinger eller indhold, der er ulovligt eller i strid med klinikkens regler.
3.3.4 Klinikken ser størrelsen, ikke indholdet. Administratorer kan se, hvor mange filer og hvor meget plads din mappe fylder. Det er nødvendigt, fordi pladsen er klinikkens fælles og betales af den — og det er den kontrol, der kan udføres uden at læse med.
3.3.5 Slettes din bruger, slettes mappen med. Den kan ikke overdrages til en kollega — så ville den ikke være privat. Det samme gælder dine private noter og påmindelser. Derfor: læg klinikkens materiale i Drev, ikke i din private mappe — ellers mister klinikken det, når du holder op. Før din adgang lukkes, får den administrator, der afslutter dig, oplyst, hvor meget der ligger i mappen, så du kan få besked om at rydde op først.
3.3.6 Hvor meget må mappen fylde? Alle medarbejderes "Mine dokumenter" deler tilsammen en pulje af klinikkens lagerplads — som udgangspunkt 10 %. En administrator kan ændre tallet, men aldrig til mindre end det, der allerede ligger i mapperne. Er puljen fuld, kan der ikke lægges nye filer i en privat mappe; du kan fortsat gemme ændringer i de dokumenter, du allerede har, så du aldrig mister noget, du er i gang med. Du kan altid se, hvad din egen mappe fylder, og hvor meget af puljen der er brugt. Puljen er fælles, så en kollegas forbrug kan optage den plads, du mangler — det er derfor, størrelserne pr. medarbejder er synlige for administratorer, jf. 3.3.4.
3.3.7 Mappen kan tilsluttes som et drev på din computer. "Mine dokumenter" kan tilknyttes i Windows Stifinder som sit eget drev med dit personlige login. Det ændrer intet i 3.3.1–3.3.6: indholdet læses stadig ikke, pladsen er den samme pulje, og mappen slettes med din bruger. Vær opmærksom på, at filer, du åbner fra drevet, kan efterlade midlertidige kopier på den computer, du sidder ved — dem har hverken klinikken eller EpJai kontrol over.
3.4.1 Hvad den er. Medarbejderne kan stille frie spørgsmål til en AI gennem klinikkens abonnement — så arbejdsspørgsmål ikke stilles fra deres private AI-konti, hvor I hverken har indsigt eller kontrol. Det er ikke den eneste funktion, der bruger AI (se DPA'en), men det er den eneste, hvor medarbejderen selv skriver teksten — og derfor den eneste, hvor patientoplysninger kan komme med ved en fejl.
3.4.2 Den er ikke til patientoplysninger, og det står i ruden, hver gang den åbnes.
3.4.3 Beskeden læses igennem hos os, før den sendes. Gennemgangen sker på vores egen server — intet forlader den undervejs. Vi genkender CPR, telefonnumre, e-mail, fødselsdatoer, kontonumre og de patientnavne, der står i jeres egen patientliste. Findes der noget, sendes beskeden ikke, før medarbejderen har valgt: få det fjernet, fravælg en enkelt erstatning, eller send teksten som den er.
3.4.4 Hvad vi ikke kan. Vi genkender oplysninger med en genkendelig form og de navne, vi kender. Vi kan ikke genkende en beskrivelse, der identificerer en person uden at nævne noget af det — "manden fra nabobyen, der var her i tirsdags". Det oplyses i ruden hver gang, og den vurdering er medarbejderens.
3.4.5 Ansvaret. Klinikken er dataansvarlig og har ansvaret for at instruere sine medarbejdere i, hvad funktionen må bruges til. EpJai har ansvaret for, at gennemgangen og anonymiseringen virker som beskrevet. Medarbejderens godkendelse flytter ikke klinikkens ansvar — det kan en arbejdsgiver ikke aftale sig fra — men den dokumenteres: det fremgår af samtalen, om en besked blev sendt anonymiseret eller som den var.
3.4.6 Samtalerne er medarbejderens egne. Hverken kolleger, administratorer, I som ejere eller vi har adgang til dem, og de slettes med brugeren.
3.4.7 Pris og loft. Forbruget afregnes som øvrigt AI-forbrug (pkt. 2.3). I kan sætte et månedligt beløb pr. medarbejder — og 0 kr lukker funktionen for den pågældende.
3.5.1 Hvad den er. EpJai skriver en linje, hver gang nogen tager, frigiver eller afslutter et opkald, skriver eller retter en note, omstiller, sætter i kø eller knytter en patient. Linjen rummer tidspunktet, hvem der gjorde det, og hvilket opkald det var — fx «Martin Nygaard: Rettede note på +45 31 71 01 65, Mille Jensen». Formålet er at kunne dokumentere, hvad der er sket med en patients henvendelse.
3.5.2 Det er en kontrolforanstaltning. Loggen registrerer, hvad du som medarbejder foretager dig i telefonmodulet. Vi oplyser dig om den her, fordi du skal vide det — men klinikken er din arbejdsgiver og dataansvarlig, og det er klinikken, der skal oplyse dig om, hvorfor den bruges, og hvordan. Din accept af disse vilkår er ikke et samtykke til kontrollen; den dokumenterer alene, at du er blevet oplyst.
3.5.3 Hvem kan se den. Du kan altid se dine egne handlinger. Kun klinikkens ejer og administratorer kan se andres — en bestemt medarbejder, en rolle eller hele klinikken. Det er spærret på serveren, ikke kun skjult på skærmen.
3.5.4 Den registrerer ikke, hvad du læser. Kun de handlinger, der er nævnt i 3.5.1. Hvad du kigger på, hvor længe du er logget ind, hvor du befinder dig, og hvad du taster, står ikke i loggen. (At et patientkort er åbnet, logges særskilt i patientens egen log — det følger af sundhedslovgivningen og er ikke nyt.)
3.5.5 Hvor længe. Linjerne slettes automatisk efter klinikkens egen opbevaringsperiode — den samme indstilling, der styrer opkaldsoptagelser.
3.5.6 Patientoplysninger. Linjerne rummer patientens navn og telefonnummer, og loggen er derfor også oplysninger om patienten. Den behandles som klinikkens øvrige data og er beskrevet i databehandleraftalens bilag A.
5.1 EpJai leveres "som den er og forefindes" med sædvanlig driftssikkerhed. Vi tilstræber høj oppetid, men garanterer ikke uafbrudt drift. Underleverandørers (fx telefoni og AI) tilgængelighed kan påvirke tjenesten.
5.2 EpJai's ansvar er begrænset til direkte tab og kan ikke overstige de seneste 3 måneders betalte abonnementsbeløb. EpJai er ikke ansvarlig for indirekte tab, driftstab eller tab som følge af valutakursudsving.
6.1 Abonnementet løber måned for måned og kan opsiges af kunden med virkning fra udgangen af indeværende betalingsperiode. Allerede betalt grundgebyr og påløbet forbrug refunderes ikke, medmindre andet følger af ufravigelig lovgivning.
6.2 Ved ophør slettes eller udleveres klinikkens data i henhold til DPA'en.
6.3.1 En konto, der ikke bruges, bliver lukket. Har der ikke været nogen aktivitet i klinikken — login, arbejde i systemet, brug af drevet, telefoni eller appen — i seks måneder, lukkes klinikken for inaktivitet. Formålet er ikke at spare plads: vi skal ikke opbevare personoplysninger, som ingen længere bruger (databeskyttelsesforordningen art. 5, stk. 1, litra e).
6.3.2 I bliver varslet fire gange — efter tre måneder, en måned før, syv dage før og dagen før. Varslerne sendes til klinikkens ejere; har klinikken ingen bekræftet ejer, sendes de til den klinikansvarlige og ellers til klinikkens administratorer. Hvert varsel siger, hvornår lukningen sker, og hvordan I undgår den.
6.3.3 Al aktivitet nulstiller fristen, og I får en bekræftelse på, at varslet er aflyst. Det kræver ikke andet end at bruge klinikken.
6.3.4 Vi sletter ikke jeres journaler af os selv. Er der patientdata i klinikken, kontakter vi jer og aftaler, hvad der skal ske — opbevaringspligten på journaler (10 år) er klinikkens, og den forsvinder ikke, fordi en konto står stille. I får tilbudt en krypteret kopi af alt, før noget slettes, og selve sletningen sker efter en særskilt aftale, jf. pkt. 6.2 og DPA'en. En klinik, der aldrig er kommet i gang — ingen patientdata og intet betalt abonnement — kan dog lukkes automatisk efter de fire varsler.
6.3.5 En klinik med et aktivt betalt abonnement lukkes aldrig for inaktivitet. Betaler I, er kontoen jeres, uanset hvor lidt den bruges.
Vi kan ændre disse vilkår med 30 dages varsel pr. e-mail. Fortsat brug efter ikrafttrædelsen udgør accept. Væsentlige ændringer til ugunst for kunden giver ret til at opsige inden ikrafttræden.
Aftalen er underlagt dansk ret, og eventuelle tvister afgøres ved de danske domstole.