Klinikkens data — journaler, dokumenter, optagelser og sikkerhedskopier — opbevares på servere i Frankfurt, Tyskland (EU). Opbevaringen sker dermed inden for EU/EØS.
Enkelte funktioner sender data videre til underleverandører uden for EU/EØS, mens de udføres — det gælder tale-til-tekst og AI-genereret tekst, hvor leverandørerne er amerikanske. Det sker på EU-Kommissionens standardkontraktbestemmelser (SCC) og/eller EU-US Data Privacy Framework. Hvilke leverandører der er tale om, hvad de får, og hvor længe de må beholde det, står i databehandleraftalen.
1.1 Disse vilkår gælder mellem Din Admin ApS ("EpJai", "vi") og den klinik ("kunden", "I"), der opretter og bruger et EpJai-abonnement. Ved at oprette en klinik og gennemføre betaling accepterer kunden disse vilkår.
1.2 EpJai er AI-hjælpeværktøjer til klinikkens elektroniske patientjournal (bl.a. telefoni/AI-assistent, AI-journal, tolk, booking og intern kommunikation). AI udfører og foreslår, og klinikkens fagpersoner har det faglige og juridiske sidste ord. EpJai er ikke i sig selv et fuldt journalsystem og erstatter ikke klinikkens ansvar for journalføring og patientbehandling.
2.1 Abonnementet består af (a) et fast månedligt grundgebyr og (b) variable forbrugsafgifter for faktisk anvendelse af telefoni- og AI-tjenester. Alle beløb faktureres i danske kroner (DKK) og opkræves månedligt via kunden registrerede betalingskort/betalingsmetode.
2.2 Grundgebyret fremgår af den til enhver tid gældende prisliste og af klinikkens ordrebekræftelse. En eventuel aftalt rabat fremgår særskilt af fakturaen og gælder kun grundgebyret.
2.2.1 Kampagnerabat via rabatkode: En rabatkode giver en procentvis rabat på grundgebyret i den periode, koden er gyldig. Rabat gives udelukkende på det faste grundgebyr og aldrig på de variable forbrugsafgifter — den eneste undtagelse er en eventuel særskilt tildelt startkredit. En rabatkode kan ikke kombineres med andre rabatter og har ingen kontantværdi. Når rabatkoden udløber, bortfalder rabatten automatisk, og grundgebyret opkræves herefter til fuld pris. EpJai kan til enhver tid oprette, ændre og lukke rabatkoder.
2.2.2 Tillægsprodukter (EpJai Drev): Ud over grundgebyret kan kunden tilvælge særskilte tillægsprodukter. EpJai Drev — klinikkens fælles dokumentarkiv med søgning og adgang som netværksdrev — afregnes med et fast månedligt tillægsgebyr for hele klinikken, uafhængigt af antallet af brugere. Tillægget fremgår som en selvstændig linje på fakturaen. Lagerplads afregnes efter faktisk forbrug, jf. pkt. 2.3. En rabatkode, jf. pkt. 2.2.1, omfatter ikke tillægsprodukter.
2.2.3 Ophør af EpJai Drev: Opsiges tillægget, eller ophører det af anden grund, overgår drevet til skrivebeskyttet adgang i 30 dage regnet fra ophørsdatoen. I denne periode kan klinikken læse, søge i og downloade alt indhold — herunder hele mapper samlet — men ikke oprette, ændre eller slette. Der opkræves ikke tillægsgebyr i perioden. Efter de 30 dage lukkes adgangen til drevet. EpJai sletter ikke klinikkens dokumenter automatisk ved ophør; indholdet bevares, indtil klinikken og EpJai har aftalt udlevering eller sletning, jf. dog pkt. 6 om ophør af abonnementet som helhed. Genoptages tillægget inden for perioden, genetableres fuld adgang uændret, inkl. versionshistorik.
2.3 Forbrugsafgifterne er en viderefakturering af EpJai's faktiske omkostninger til underleverandører af telefoni (bl.a. teleoperatør) og AI-tjenester, tillagt et servicetillæg på 1 % af forbruget. Hver forbrugspost og servicetillægget specificeres særskilt på fakturaen, så prissætningen er fuldt gennemsigtig.
AI-forbrug afregnes efter faktisk anvendelse, ikke efter et fast skøn. Forbruget måles automatisk pr. klinik i de enheder, AI-tjenester afregnes i:
Antal forbrugte enheder registreres ved hvert AI-kald og fremgår af fakturaen. Stykprisen pr. enhed fremgår af den til enhver tid gældende prisliste og følger princippet i pkt. 2.3 (underleverandørens faktiske pris tillagt servicetillægget). Kunden accepterer, at forbruget opgøres på dette grundlag, og at prisen pr. enhed kan ændre sig, jf. pkt. 2.4 og 2.5.
Klinikkens data lagres på plads, der købes i blokke à 5 GB. Klinikken betaler for mindst én blok (5 GB) og for de yderligere blokke, forbruget kræver — pladsen udvides automatisk til næste blok, når en blok fyldes. Det aktuelle forbrug og prisen pr. blok fremgår af klinikkens økonomiside og af fakturaen. Prisen pr. blok fremgår af den gældende prisliste.
Dette afsnit handler om betaling — ikke om, hvor jeres data ligger. Se afsnittet "Hvor ligger jeres data?" øverst.
EpJai afregnes helt eller delvist over for sine underleverandører i udenlandsk valuta, primært amerikanske dollars (USD). Forbrugsafgifterne omregnes til danske kroner efter den vekselkurs, der anvendes på faktureringstidspunktet. Kunden accepterer, at prisen for et givent forbrug derfor kan variere fra måned til måned som følge af valutakursudsving, at sådanne udsving ikke udgør en prisændring fra EpJai's side, og at EpJai ikke er ansvarlig for tab som følge af valutakursudsving.
2.5 Grundgebyret og satsen for servicetillæg kan ændres med 30 dages varsel pr. e-mail til klinikkens registrerede kontakt. Ændringer i underleverandørers priser eller valutakurser slår igennem i forbrugsafgifterne løbende, jf. pkt. 2.3–2.4, uden særskilt varsel.
Forbrugsafgifterne (jf. pkt. 2.3) forudbetales via en forbrugssaldo knyttet til klinikken. Saldoen fyldes automatisk op ved træk på klinikkens registrerede betalingskort. Kunden vælger selv den saldogrænse, hvorunder en automatisk optankning udløses. Der findes ikke en manuel optankningsmodel; optankning sker automatisk.
Forbrug trækkes løbende fra saldoen. Kan en automatisk optankning ikke gennemføres (fx afvist kort), og er saldoen opbrugt, kan udvalgte forbrugstunge funktioner (bl.a. udgående AI-opkald og realtidstolkning) midlertidigt sættes på pause, indtil saldoen er fyldt op igen; grundlæggende funktioner opretholdes så vidt muligt.
Ved opsigelse eller sletning af klinikken tilbagebetales et eventuelt overskydende/indestående beløb på forbrugssaldoen automatisk til det registrerede betalingskort, og der udarbejdes en opgørelse (indbetalt − forbrug = tilbagebetalt).
2.7 Betaling opkræves automatisk. Ved manglende betaling kan adgangen til EpJai suspenderes efter rimeligt varsel.
3.1 EpJai behandler personoplysninger på vegne af klinikken som databehandler. Der indgås en selvstændig databehandleraftale (DPA), som beskriver formål, kategorier, underdatabehandlere, sikkerhed og sletning. Data opbevares i EU/EØS — konkret på servere i Frankfurt, Tyskland. Enkelte funktioner (tale-til-tekst og AI-genereret tekst) indebærer overførsel til underleverandører i USA på SCC og/eller EU-US Data Privacy Framework; det fremgår af DPA'en, hvilke det er, og hvad de modtager.
3.2 Klinikken er dataansvarlig for patientdata og indestår for at have fornødent behandlingsgrundlag. Nærmere om databeskyttelse fremgår af DPA'en og EpJai's dokumentation.
5.1 EpJai leveres "som den er og forefindes" med sædvanlig driftssikkerhed. Vi tilstræber høj oppetid, men garanterer ikke uafbrudt drift. Underleverandørers (fx telefoni og AI) tilgængelighed kan påvirke tjenesten.
5.2 EpJai's ansvar er begrænset til direkte tab og kan ikke overstige de seneste 3 måneders betalte abonnementsbeløb. EpJai er ikke ansvarlig for indirekte tab, driftstab eller tab som følge af valutakursudsving.
6.1 Abonnementet løber måned for måned og kan opsiges af kunden med virkning fra udgangen af indeværende betalingsperiode. Allerede betalt grundgebyr og påløbet forbrug refunderes ikke, medmindre andet følger af ufravigelig lovgivning.
6.2 Ved ophør slettes eller udleveres klinikkens data i henhold til DPA'en.
Vi kan ændre disse vilkår med 30 dages varsel pr. e-mail. Fortsat brug efter ikrafttrædelsen udgør accept. Væsentlige ændringer til ugunst for kunden giver ret til at opsige inden ikrafttræden.
Aftalen er underlagt dansk ret, og eventuelle tvister afgøres ved de danske domstole.